Module facturation

 

Description générale

Cette application est installée sur le répertoire c:\winfa et  permet sur la base du contenu des fichiers clients, articles,  conditionnement  et  paramètres de facturer les prestations fournies.

 

Les factures sont mémorisées dans un fichier facture qui peut être exploité avec l'option débiteur en fin d'exercice les données périmées sont ajoutées à l’historique puis effacées du fichier factures par la commande clôture.

 

Il est également possible d'imprimer la liste des clients, d'exporter les données pour un publipostage ou pour une statistique.

 

La sauvegarde des données est effectuée automatiquement à chaque chargement de l'application,  dans le sous-répertoire  :\winfa\save une sauvegarde sur un autre support doit être effectué pour garantir la sécurité des données le fichier donnée se nomme winfafil.accdb

 

Mise à jour des  adresses clients

Ajouter un client, modifier les données de base d’un client

Pour modifier, venir sur le client (avec recherche) puis effectuer les  modifications

Pour ajouter un client  cliquer  sur le bouton  Nouveau   (*),  et compléter les rubriques d'adresses.

 

Attention  le code type de client  correspond au numéro de la liste de prix qui sera appliqué pour ce client.

Puis sur le symbole du crayon (en haut à gauche sur l’écran) pour mémoriser les modifications.

 

A partir de ce formulaire vous pouvez  également :

Modifier la liste de prix en cliquant sur article, la table article est organisée par groupe (millésime) 4 positions, par numéro 4 position et par code (type de conditionnement 0-9).

 

Etablir (facturer) et notifier la facture, les marchandises sont déduites du stock.

 

Remettre une facture notifiée à son état antérieure (roll back),  corriger la facture

 

Etablir une copie d’une facture déjà notifiée, choisir la facture dans la liste affichée,  cliquer sur le numéro puis sur copie, pour l’envoyer par courriel (l’adresse courriel doit exister) cliquer d’abord sur format pdf

 

Annuler une facture notifiée du fichier des factures, choisir la facture dans la liste affichée, les marchandises commandées sont rajoutées au stock.

 

 

Exporter vers Excel et Word l’adresse du client en cours

 

Vous pouvez ensuite exploiter vos données avec les commandes publipostages

 

Gestion des articles (positions de facturations)

 

Ajouter un article / modifier les données de bases d’un article

 

Pour ajouter un article, Cliquer  sur le bouton  Nouveau   (*),  et compléter les rubriques

 

Un article peut avoir 5 prix différents le type de prix par défaut est lié au type de client.

Client A1 aura le prix 1, client B23 aura le prix 3, etc…

 

Cliquer sur le crayon, pour enregistrer la mutation.

 

Le stock est mis à jour  automatiquement avec les commandes et les annulations

 

Pour modifier le conditionnement lié à chaque article cliquer sur le bouton et modifié les prix et surtout indiquer un Vu sur chaque article consigné, ne pas oublier le prix, le décompte des emballages se base sur le contenu de ce fichier et des articles livrés pour établir la situation.

 

Sur le formulaire Article vous allez trouver également toutes les commandes pour la réplication d'une série d'articles. Ainsi qu'une porte sur le fichier conditionnement.

 

La liste des articles s'obtient à partir du menu des listes.

 

Faire une facture

 

Le client étant mis  à jour, adresse, type de client, cliqué sur Facturation, la formule de saisie des prestations à facturer s'affiche.

 

Choisir le groupe de prestation (le groupe par défaut est l’année codifiée sur le paramètre SOCIETE, colonne 1 (Date d’ouverture)), puis donnez d'abord la quantité.

 

Choisissez ensuite le type de prestation,  cliquer sur son numéro d’article pour le sélectionner.

Modifier le prix (en haut à droite) si cela est nécessaire

 

Puis cliquer sur la quantité pour enregistrer les prestations dans le fichier des factures.

 

Procéder de la même manière pour chaque prestation, 9 au maximum par facture.

 

Vous pouvez également pour un client reprendre les données d'une facture ancienne en cliquant sur le bouton de droite  sur la fenêtre qui s'affiche choisir la facture à copier. Pour reprendre les mêmes données sur une nouvelle facture double-cliquer sur le numéro de facture, puis sur actualiser de la barre de menu.

 

Si vous désirez annuler certaine position cliquer sur le delta du numéro de ligne à gauche en gras.

 

Si l'encaissement est au comptant (cash ou carte de crédit), cliquer sur le bouton encaissement puis indiquer dans le champ montant la somme à encaisser, si il s'agit d'un montant arrondi la différence est passée en escompte.

 

Si le client verse un acompte, cliquer sur acompte, puis indiquer le montant de l'acompte, l'acompte sera déduit du montant globale et la différence facturée.

 

Cliquer ensuite sur notifier la facture si vous désirez imprimer la facture immédiatement, l'imprimante doit être allumée avec le bon papier.

 

Copie de facture                                                                                                                    

A partir de la fiche client choisir  la facture à copier, cliquer sur le numéro (en gras), cliquer ensuite sur le bouton copie de facture, puis sur tab. Vérifier la facture qui s'affiche sur l'écran, cliquer sur l'imprimante de la barre de d'outil pour la faire sortir sur l'imprimante.

 

Si vous désirer apporter une modification à une facture notifiée, vous pouvez cliquer sur roll back et la facture revient sur le mode facturation et vous pouvez encore apporter des modifications.

 

Annulation de facture                                                                                           

A partir de la fiche client choisir la facture à annuler, cliquer sur le numéro (en gras),  puis sur le bouton annuler et tab,  confirmer ensuite l'annulation,  la facture est éliminée du fichier, les articles retournent dans le stock.

 

Débiteur

 

Avec la version de base, la gestion des débiteurs est limitée au classement des factures notifiées et payées.

 

Avec l’option installée (ceci dépends de la formation), vous pouvez obtenir la liste de toutes les factures notifiées, les factures ouvertes, les factures notifiées entre deux dates.

 

Vous pouvez également, réceptionner les données d’encaissement (poste/banque) normalisée les données encaissements sur le répertoire de l’application C:\winfa et se nommer encaiss.v11.

 

Vous pouvez également à partir de ce menu, déclencher l’impression des rappels en commencent par les 3ème rappels, puis les 2ème et les 1er.

 

*Avec l'option calcul des intérêts de retards (ceci dépends de la formation), des frais de rappel (de la tva éventuelle) et de l'impression sur bvr rose du rappel les principes suivant doivent êtres suivis rigoureusement.

 

Sauvegarder le fichier des données avant de lancer la procédure.

 

Sur les variables globales Rappel1, Rappel2 et Rappel3 les données numériques suivantes doivent contenir les valeurs ci-dessous : Variable numérique 1 = les frais de rappel, Variable numérique 2 = le taux d'intérêts de retard

 

Pour le 1er  rappel le taux est appliqué de la date de facturation + 30 jours à la date (de l'ordinateur)  d'impression des rappels.

 

Pour le 2ème Rappel le taux est appliqué sur les jours entre la date de notification du premier rappel à la date (de l'ordinateur) d'impression des rappels.

 

Idem pour  le 3ème  rappel.

 

 Sur les articles ajouter les positions suivantes :

 

1000.100.1 avec l'intitulé Frais de rappel, code soumis à la TVA

 

1000.101.1 avec l'intitulé Intérêts de retard, code non-soumis à la TVA

 

La procédure se déroule en 3 passes, 1 balayage et extraction, 2 vérification de la liste des rappels, 3 mutation éventuelles du fichier rappels (Visualisation), 4 impression des rappels et mémorisation des frais et intérêts, correction du solde de la facture.

 

NB: Toutes les données du fichier rappel peuvent  êtres modifiées.

 

*Avec l'option standard du module :

 

La procédure se déroule en deux passes d’abord le balayage et l’extraction des données, en fin d’extraction utiliser le publipostage et les données extraites  (rappel.txt) pour notifier le rappel à l'aide des fonctions de Word..

 

Indiquer la date limite pour le paiement, puis le type de rappel, le module rappel effectue le contrôle suivant

 

- Pour le rappel 3, un solde existe,   le rappel  2 a été notifié,

 

- Pour le rappel 2, un solde existe,   le rappel  1 a été notifié,

 

- Pour le rappel 1, un solde existe

 

Le texte pour les rappels est libre et à la discrétion de l’utilisateur, toutes les variables en relation avec la facture sont exportées sur le répertoire sur le répertoire par défaut (en principe c:\mes documents\rappel.txt)

 

Listes et publipostage   

Ce menu permet d’obtenir la liste des clients dans l’ordre alphabétique ou par tarif, cartes ou représentants.

 

Il est également d’extraire des adresses pour un publipostage et d’imprimer des étiquettes pour tous le client, les clients d’un certain tarif, d’une certaine carte ou pour un certain représentant.

 

En sortie les adresses sur le fichier client.txt, que l’on peut modifier puis fusionner avec un texte ou simplement imprimer sur des étiquettes selon les standards MicroSoft Office (Excel, Word).

 

Le module contrôle de cave permet extraire les marchandises vendues entre deux dates, si la case exportation vers Excel est cochée les données sont également sont exportée sur le répertoire c:\mes documents\ctlcave.xls pour exploitations diverses.

 

Les encaissements

 

Les encaissements sont organisés de deux manières, les plus nombreux arrivent par E-banking ou par le modem de la banque ou des CCP, le reste est saisi manuellement à partir de la fonction encaissement manuel.

 

Important le fichier qui contient les encaissements doit se nommer encaiss.v11 et doit obligatoirement résider sur le répertoire de l'application.

 

A l’activation du programme de réception des encaissements, le module cherche sur le fichier la facture qui correspond à l’encaissement et génère une liste du contenu du fichier encaissement avec pour chaque facture le montant dû, le montant payé,  le solde et éventuellement les non-correspondances, dans ce dernier cas une recherche doit être effectuée afin de pouvoir attribué l’encaissement à la facture correspondante.

 

La ligne de codage contient le numéro de client et le numéro de facture.

 

Après l’établissement de cette liste et sur activation de la fonction enregistrer, tous les encaissements sont enregistrés sur les factures correspondantes (les non-correspondances doivent êtres traitées manuellement).

 

Les codes type d’encaissements sont les suivants :

 

1 encaissements automatiques

 

2 encaissements manuels

 

Les autres codes sont libres et assignés en fonction du contenu du fichier codes encaissements.

 

Chaque écriture encaissement fait l’objet d’un enregistrement dans le fichier facture, la liste des factures donne en fin de d’état la ventilation des sommes facturées et encaissées en fonction des codes type d’encaissements.

 

A la réception des données encaissement, sauvegarder les fichiers de l'application winfafil.accdb à l'aide des fonctions Explorateur (Explorer) copier, coller

 

Si aucune erreur est détectée par exemple total du programme et total de la disquette ou encore non correspondance d'un encaissement avec le fichier débiteur. Sauvegarder le fichier encaiss.v11 sur le sous répertoire save en modifiant le nom du fichier, vérifier sur la liste des débiteurs la reprise des montants sur la récapitulation en fin de liste sur sur le tableau de bord du menu de base.

 

Produits et clients

 A partir du menu Produits et clients il est possible d'obtenir une liste et les adresses de clients qui ont l'habitude de consommer ou d'utiliser un certain produits, les adresses sont exportées format compatible publipostage.

 

Il est également possible de connaître en détail les habitudes de comportement des clients, il faut parcourir les différentes options du menu pour avoir une idée précise de ce que l'on peut faire avec ce type de donnée.

 

Clôture

Avec la clôture les factures payées à ce jour sont ajoutées à l'historique, le fichier débiteur est ensuite épurés, le bouton historique permet d'obtenir une liste des ventes.