Principes de base,  généralités                               

 

Cette application permet de verser 1 salaire à l’heure et 1 salaire au mois par période de salaire, avec toutes les retenues sociales effectuées automatiquement, en plus par période il est possible de programmer 4 salaires variables et 4 déductions variables de manière fixe ou pour une période de salaire donnée. Avec l'option centre de charge le salaire de base peut être ventilé sur plusieurs centres en indiquant les pourcentages affectés à chaque centre de charge.

 

Mise à jour des adresses

 

 

Ajouter un collaborateur / modifier les données de base d’un collaborateur

 

Il faut d’abord lui attribuer un numéro et  connaître sa date de naissance, son numéro AVS,  son adresse exacte, l’adresse pour le versement du salaire,  sa situation familiale avec sans allocations familiales.

 

Ensuite... Cliquez  sur le bouton  Nouveau   ( * Bouton Access)

 

Puis compléter les rubriques, ne pas oublier la date début

 

Puis sur le crayon qui se trouve à gauche de l’écran pour enregistrer la fiche

 

Avec les  boutons  Nouveau contrat, et   Allez sur ce contrat, vous ajoutez le salaire mensuel, ou le salaire horaire et le nombre d’heure, cliquez ensuite sur les boutons   Calcul du salaire, toutes les données salariales sont calculées puis sur Bordereau  si vous désirez visualiser la fiche de paie.

 

Finalement sur le bouton quitter pour revenir sur l’adresse et passer au prochain collaborateur.

 

A partir de ce formulaire vous pouvez également allez sur les paramètres salaires en cas de besoin.

 

Mise à jour des paramètres de base et des variables globales salaires      

 

Cette fonction permet de modifier les paramètres da bases de l’application.

La variable globale SALAIRE indique la période de paie, la date de la fin du mois, le numéro du journal

 

Le taux pour le calcul du 13ème mois pour les employés à l’heure avec la case 13ème mois cochée

Ce calcul se fait avec le montant des heures du mois.

Le nombre de jours pour ce mois (30 ou -)

Et sur la variable numérique 3, le taux pour le calcul du 13ème mois  pour les salariés au mois qui ont la case 13 mois cochée, ce calcul se fait sur la base du montant cumulé à ce jour + le salaire du mois.

 

Pour éviter le calcul du 13ème mois d’un salarié enlever la coche au niveau de l’adresse ou enlever le taux.

 

Au moment de la validation des salaires, la procédure contrôle que le numéro du journal est unique.

 

Le 13 mois se calcul sur la base du montant cumulé des salaires x le taux indiqué, si le taux est > 0 et

L’indicateur logique de la variable salaire coché.

 

Avec cette fonction il est également possible de modifier les variables globales

 

 ! ! ! Les données contenues dans ce fichier sont capitales pour les calculs des salaires de tous les collaborateurs !

 

 Les variables globales de bases se composent de la racine ci-dessous  et du code qui se situe sur la fiche du collaborateur :

 

AVS pour la retenue AVS, taux de retenue sur le salaire soumis à l’AVS, dans la variable numérique 1

La désignation dans la variable alphanumérique 1

 

AC (chômage) pour la retenue sur le salaire soumis dans la variable numérique 1 le taux,

 

La désignation dans la variable alphanumérique 1, la variable numérique 3 contient le plafond  journalier

 

ACC (accident) pour la retenue sur le salaire soumis dans la variable numérique 1 le taux,

 

La désignation dans la variable alphanumérique 1, la variable numérique 3 contient le plafond  journalier

 

MAL (maladie) pour la retenue  sur le salaire soumis à l’AVS, dans la variable numérique 1 le taux

 

La désignation dans la variable alphanumérique 1

 

LPP (caisse de pension) pour la retenue sur le salaire soumis à la LPP, dans la variable numérique 1 le taux

 

à retenir, dans la variable numérique 5 le montant de coordination,  la désignation dans la variable alphanumérique 1, si vous avez l'option centre de charge installée, il faut également ajouter le coefficient de participation de l'employeur à la LPP exemple si le retenue employé est de 6 % et que l'employeur contribue à hauteur de 6.5%, le coefficient sera de 6.5/6 soit 1.08333.

 

AFAM cette variable contient les données de base pour le calcul des allocations familiales en cas de maladie/ accident. Sur le numéro de passage le plafond d’inactivité maximum +  1 pour le paiement  des allocations familiales, et sur la variable numérique 6, le nombre de jours du mois de référence.

 

 

 

 

Contrat

 

En cliquant sur calcul le salaire du collaborateur est initialisé,  en cliquant sur bordereau la fiche salaire est affichée sur l’écran, en cas d’erreur sur une déduction effacer la déduction du mois.

 

 La donnée salaire du mois et salaire à l’heure ainsi que le nombre d’heure doit être numérique (contenir des chiffres).

 

Les variables de salaires sont accessibles à partir du bouton, pour annuler du contrat une variable salaire cliquez deux fois dessus.

 

Salaires variables

              

Les rubriques contenues dans ce fichier vous permettent de verser ou de déduire 3 montants par mois.

 

Si vous avez, en dehors de postions salaires standards, besoin de verser ou de déduire un montant vous pouvez utiliser cette possibilité.

 

Attention ! ! ! De ne pas oublier de programmer les positions en fonctions de leurs natures.

 

AVS/AC, Impôts, LPP, Accidents etc...

 

 

Calculer les salaires        

 

Cette fonction calcul le salaire de tous les collaborateurs en tenant compte des modifications éventuelles de taux et de dates.

 

Cette opération doit être effectuée avant  l’impression des bordereaux de salaires du mois.

 

 

Mémoriser les salaires  

              

 

 Avant la validation d’un passage salaire il faut

 

1.      Imprimer les bordereaux et les vérifier.

 

2.      Ensuite imprimer le journal détaillé des salaires du mois.

 

3.      Vous devez ensuite sauvegarder les données.

 

4.      Puis valider les salaires.

 

Avec les journaux qui s’impriment automatiquement.

 

Vous devez procéder au contrôle suivant.

 

Avec la récapitulation  (le cumul) des salaires à ce jour du passage salaire précédent et la récapitulation des salaires du mois vous effectuer la vérification suivante qui garanti le bon déroulement des opérations.

 

Ajouter  au salaire brut cumulé du mois précédent le salaire brut  cumulé de ce mois, le total doit correspondre à la récapitulation des salaires cumulés à ce jour.

 

Procéder la même chose avec le salaire Net, la base AVS, la base CNA, le total soumis AC, le total soumis CNA, ainsi que quelques autres cumuls particulièrement sensibles pour votre organisation.

 

Après avoir réconcilié ces totaux vous devez classer les récapitulations et les journaux. 

 

Clôture et bouclement 

 

Accès au menu de fin d’années, avec les décomptes AVS/AC et CNA, les attestations de salaires et la mise à zéro des données de l’exercice en cours.

 

Attention !

 

Sauvegarder les données avant d’aller plus loin et conserver les sauvegardes et journaux de l’années dans un coffre.

 

Imprimer : Les attestations de salaires en deux exemplaires, le décompte AVS/AC, le décompte CNA

 

Puis après avoir vérifier la cohérence de ces pièces.

 

Effacer les fichiers de l’exercice en cours en cliquant sur Initialisation des fichiers.

 

Les taux de retenues sont mémorisés sur le fichier paramètre.

 

Chaque passage salaire fait l’objet d’une mémorisation séparée, 2 fiches comptables sont imprimées avec chaque passage, la première contient le cumul des salaires à ce jour, la deuxième le cumul du salaire pour le passage en cours.

 

Imputation  (option)

 

Avec l'option ventilation des salaires bruts par code imputation (centre de charge), il faut d'abord créer les codes imputations à partir du menu Fin d'exercice, puis par la fonction mise à jour ajouter/muter les codes imputations pour chaque collaborateur payé et, pour vérifier,  procéder à la ventilation du premier salaire de la manière suivante, lorsque vous venez sur le contrat d'un collaborateur, après avoir donner les éléments du salaire, et calculer le bordereau pour la période en cours cliquer sur imputation et indiquez le % de salaire à attribuer à chaque poste, la ventilation est automatique.

 

Au moment de verser les salaires du mois les imputations du mois sont recalculés sur la base des salaires bruts validés et ajoutées au fichier des salaires imputés, les charges sociales sont ventilées selon les mêmes critères de répartitions.

 

La vérification rigoureuse des données produites par les deux fiches comptables permet de contrôler les cumuls au fur et mesure.

 

Au moment ou tout est prêt pour le passage salaire, il faut sauvegarder les données salaires sur un support externe.

 

Le module salaire sauve également la situation sur le répertoire C:\winsa